Fundusz Świadczeń Socjalnych w oświacie

Fundusz Świadczeń Socjalnych to środki finansowe gromadzone przez pracodawcę w celu wykorzystania ich na wsparcie socjalne osób uprawnionych. Fundusz socjalny jest obowiązkowy dla wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych (bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników) oraz pozostałych, którzy zatrudniają min. 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Przenaczenie funduszu

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnyc (dalej zwany funduszem} przeznaczony jest na:

  • finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu,
  • dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych (zakładowych: ośrodków wczasowych i kolonijnych, domów wypoczynkowych, sanatoriów, ogrodów działkowych, obiektów sportowo-rekreacyjnych, żłobków, klubów dziecięcych i przedszkoli oraz obiektów służących działalności kulturalnej),
  • tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Podmioty zobowiązane do towrzenia funduszu

Fundusz tworzą następujące podmioty, przy określonych warunkach:

  • pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
  • na wniosek zakładowej organizacji związkowej pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
  • pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Przedszkola i szkoły publiczne tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnionych.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych poniżej lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Finansowanie funduszu

Coroczny odpis na fundusz

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych, w celu naliczania odpisu na fundusz:

  • podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy),
  • przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12,
  • sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych, o którym mowa w poprzednim podpunkcie, stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy.

Przeciętne wynagrodzenie miesięczne ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej “Monitor Polski” nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku.

Odpisy i zwiększenia u pracodawcy tworzą jeden Fundusz.

Coroczny odpis na fundusz dla nauczycieli szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela

Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na fundusz w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie budżetowej, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku.

Z odpisu na fundusz wypłacane jest nauczycielowi do końca sierpnia każdego roku świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w poprzednim rozdziale, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym.

Dla nauczycieli będących emerytami lub rencistami oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne dokonuje się odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalonej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli będących emerytami lub rencistami oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, skorygowanej w końcu danego roku kalendarzowego do faktycznej, przeciętnej liczby tych nauczycieli i 42% kwoty bazowejkwoty bazowej określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie budżetowej, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku.

Odpisy, łącznie z naliczonymi odpisami podstawowymi na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na pozostałych pracowników oraz emerytów, rencistów i nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne – byłych pracowników, stanowią jeden fundusz w szkole.

W przypadku likwidacji szkoły lub przekazania jej prowadzenia osobie prawnej niebędącej jednostką samorządu terytorialnego lub osobie fizycznej, organ prowadzący szkołę jest obowiązany wskazać inną szkołę, w której będzie naliczany odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na każdego nauczyciela będącego emerytem lub rencistą zlikwidowanej lub przekazanej szkoły oraz nauczyciela pobierającego nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, którego szkoła była ostatnim miejscem pracy. Osoby te korzystają z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na zasadach i warunkach ustalonych w regulaminie obowiązującym we wskazanej szkole.

Organ prowadzący szkołę może tworzyć służbę socjalną powołaną do gospodarowania funduszem.

Osoby uprawnione do korzystania z funduszu

Uprawnione do korzystania z funduszu sa następujące grupy osób:

  • pracownicy (pracownikiem jest osoba aktualnie zatrudniona u pracodawcy na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę),
  • rodziny pracowników (w ustawie brak definicji rodziny pracownika, określać to powinien regulamin zfśs),
  • emeryci i renciści – byli pracownicy zakładu pracy i ich rodziny,
  • inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie (katalog innych osób jest otwarty, wszystko zależy kogo pracodawca obejmie opieką socjalną w regulaminie).

Działalność socjalna

Przez działalność socjalną należy rozumieć:

  • usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:
    • różnych form wypoczynku (np. wycieczki, wczasy, kolonie),
    • działalności kulturalno-oświatowej (np. spektakle teatralne, filmowe, operetka),
    • sportowo-rekreacyjnej (np zawody sportowe, turnieje),
    • opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
  • udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej (np. zapomogi, dopłaty, wsparcie materialne, rzeczowe, paczki świąteczne dla dzieci),
  • zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (wymagają zawarcia umowy).

Kryteria socjalne

Kryteria socjalne, na zasadach rónorzędności, obejmują sytuację:

  • życiowią (ogół warunków, w których znajduje się dana osoba (wpływ na sytuację życiową ma m.in. niepełnosprawność oraz dwa pozostałe kryteria – sytuacja życiowa zmienia się chociażby wraz z ilością dzieci, a ma na nią wpływ także wysokość zarobków),
  • rodzinną (np. liczba dzieci, niedołężni rodzice na utrzymaniu, pozostawanie lub nie w związku małżeńskim),
  • materialną (ogół warunków bytowych, wypadkowa dochodów i skumulowanego majątku osoby uprawnionej oraz jej bliskich).
Stosowanie kryterium socjalnego

Kryteria socjalne stosuje się wyłącznie przy przyznawaniu ulgowych usług i świadczeń oraz ustalaniu wysokości dopłat z funduszu. pozostałe świadczenia nie wymagają stosowania kryterium socjalnego – np. wycieczki i imprezy organizowane i finansowane w całości przez fundusz, zapomogi, pożyczki mieszkaniowe itp.

Udokumentowanie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia.

Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Pracodawca przetwarza dane osobowe, związane z dzialalnością socjalną, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, związanych z dzialalnością socjalną, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego powyżej.

Regulamin ZFŚS

Regulamin Zakładowego FunduszuŚwiadczeń Socjalnych określa:

  • zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu,
  • zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Regulamin pracodawca uzgodnia z zakładową organizacją związkową. W przypadku, gdy w zakłądzie działa kilka związków zawodowych, organizacje związkowe albo reprezentatywne organizacje związkowe, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego dokumentu, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Przynawanie świadczeń

Przyznawanie świadczeń z funduszu jest dokonywane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Nie ma podstawy prawnej do tworzenia komisji socjalnej, gdyż świadczenia przyznaje pracodawca w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi (a nawet w kontekście RODO należy rozważyć zasadność udostępniania danych innym osobom).

Administrowanie funduszem i gromadzenie środków

Administrowanie funduszem

Środkami funduszu administruje pracodawca.

Plan finansowy

Obowiązujące przepisy nie wymagają określania rocznego planu finansowego funduszu. Taki obowiązek może wynikać z regulaminu, wówczas plan podlega uzgodnieniu ze związkami zawodowymi.

Rachunek bankowy

Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Środki Funduszu nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami funduszu.

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

Pracodawca rozpoczynający działalność

Pracodawca, rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, zobowiązany do utworzenia Funduszu, dokonuje odpisu na fundusz od następnego roku kalendarzowego.

Jeżeli rozpoczęcie działalności następuje w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawca, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, tworzą fundusz.

Zwiększenia funduszu

Środki funduszu zwiększa się o:

  • wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej,
  • darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,
  • odsetki od środków funduszu,
  • wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,
  • wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,
  • przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
  • przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych,
  • inne środki określone w odrębnych przepisach.

Przychodem z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych jest przychód ze sprzedaży lub likwidacji pomniejszony o koszty tej sprzedaży lub likwidacji.

Zwiększenia z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji nie dotyczą pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji, z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych likwidowanych w celu prywatyzacji.

Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę

W razie przejścia zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu, fundusz pracodawcy przejmującego przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego.

W razie przejścia zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy na pracodawcę, który nie jest zobowiązany do tworzenia funduszu, pracodawca przejmujący przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego. Nadwyżka przejętych środków pieniężnych wraz z odsetkami oraz przejętych należności wraz z odsetkami nad przejętymi zobowiązaniami wraz z odsetkami nie stanowi przychodu pracodawcy przejmującego, jest gromadzona na odrębnym rachunku bankowym lub wydzielonym subkoncie i podlega wydatkowaniu na zasadach określonych ustawą dla dokonywania wydatków z funduszu. Zasady dotyczące regulaminu FZŚS stosuje się odpowiednio.

W razie przejścia części zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu, fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, o równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu – według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście.

Zasady podziału środków pieniężnych stanowiących równowartość odpisu podstawowego, obciążającego koszty pracodawcy przekazującego, dotyczącego roku, w którym następuje przejście części zakładu pracy, określa porozumienie między pracodawcami.

Przekazanie środków następuje w terminie 30 dni od daty przejścia części zakładu pracy, chyba że porozumienie stanowi inaczej.

Niewykorzystanie środków funduszu w danym roku

Środki funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Wspólna działalność socjalna pracodawców

Pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie, która określa w szczególności :

  • przedmiot wspólnej działalności,
  • zasady jej prowadzenia,
  • sposób rozliczeń,
  • tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy.

Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu.

Zasady dotyczące regulaminu ZFŚS stosuje sie odpowiednio.

Roszczenia i odpowiedzialność

Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz.

Za niewykonywanie przepisów ustawy albo podejmowanie działań niezgodnych z przepisami ustawy grozi kara grzywny. W przedmiotowej sprawie orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.