Podróże służbowe pracowników

Zgodnie z art. 775 kodeksu pracy każdemu pracownikowi, który na polecenie pracodawcy wykonuje zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Dotyczy to również nauczycieli i pracowników niepedagogicznych w jednostkach oświatowych.

W przypadku szkół i przedszkoli państwowych i samorządowych warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Ogólne zasady zwrotu kosztów podróży służbowej

O podróży służbowej mówimy wówczas, gdy odbywa się ona na polecenie pracodawcy, a zadania służbowe realizowane są poza miejscowością będącą siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Formalną podstawę podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu służbowego (tzw. delegacja), które powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji.

W przypadku podroży służbowej pracownikowi przysługują dodatkowe uprawnienia, z których można wymienić diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zwrot kosztów przejazdu

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu. Ponadto przysługuje mu zwrot pozostałych opłat związanych z przejazdem np. miejscówkami. Trzeba jednak pamiętać, że przy ustalenia kosztów przejazdu należy uwzględnić posiadane przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownik nie może swobodnie wybierać rodzaju transportu.

Pracodawca może również wyrazić zgodę, na wniosek pracownika, na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, w tym prywatnym samochodem pracownika. W taki przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Stawki za jeden kilometr przebiegu przy wykorzystaniu prywatnego pojazdu ustala pracodawca. Nie może być one jednak wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, tj.:

  • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
  • dla motocykla – 0,69 zł,
  • dla motoroweru – 0,42 zł.
Pozostałe koszty związane z podróżą służbową

Pracodawca określa również jakie inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową pracownika, za które pracownik może otrzymać zwrot poniesionych kosztów. Pracodawca zwraca te koszty wyłącznie w udokumentowanej wysokości.

Datkowymi kosztami związanym z podróżą służbową mogą być opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Sposób i termin rozliczenia kosztów podróży służbowej

Pracownik powinien przedłożyć rozliczenie kosztów podróży służbowej wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztów nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztów są m.in. rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Wyjątkiem są diety oraz wydatki objęte tzw. ryczałtem, których nie trzeba dokumentować. 

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Jeżeli z jakiego powodu (np. zagubienia) nie można przedstawić stosownych dokumentów, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku oraz wskazać przyczyny braku jego udokumentowania.

Szczegółówe zasady rozliczania służbowej podróży krajowej

Krajowa podróż służbowa rozpoczyna się i kończy w miejscowości określonej przez pracodawcę. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Jeśli służbowa podróż krajowa trwa co najmniej 10 dni, wówczas pracownikowi poza zwrotem określonych kosztów przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Pracodawca, na wniosek pracownika, może przyznać pracownikowi zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Dieta w podróży służbowej

W celu pokrycia zwiększonych kosztów wyżywienia pracownikowi odbywającemu podróż krajową przysługuje dieta, której aktualna wysokość wynosi 45 zł za dobę podróży. Dieta jest naliczana za czas od rozpoczęcia podróży krajowej, to jest wyjazdu, do czasu do powrotu – przyjazdu – po wykonaniu zadania służbowego.

Zasady obliczania wysokości diety w przypadku podróży trwającej nie dłużej niż doba:

  • w przypadku podróży trwającej krócej niż 8 godzin dieta nie przysługuje,
  • przy podróży trwającej od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety (22,50 zł),
  • jeśli podróż trwa dłużej niż 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł).

W przypadku podróży trwającej dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę wysokość diety ustala się na poniższych zasadach:

  • do 8 godzin przysługuje połowa diety (22,50 zł),
  • ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł).

Dieta nie przysługuje w trzech przypadkach: 

  • w podróży służbowej do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika, 
  • jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, 
  • pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni jeżeli w dniu wolnym od pracy przebywał w miejscowości pobytu stałego lub czasowego.

Jeżeli pracownikowi w podróży służbowej zapewniono częściowe wyżywienie, wówczas wysokość ustalonej diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety.

Powyższe zasady stosuje się również, w przypadku skorzystania z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewnione jest wyżywienie.

Ryczałt na dojazdy

W podróży służbowej często pracownik musi dojeżdżać np. środkami komunikacji miejscowej. W tej sytuacji, jeśli pracownik ponosi koszty dojazdów, to za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

Jeśli pracodawca wyrazi zgodę na rozliczanie rzeczywistych kosztów dojazdów na podstawie udokumentowanych wydatków, wówczas ryczałt na dojazdy nie przysługuje.

Koszty noclegów

Jeśli pracownik w podróży krajowej korzysta z noclegów w obiekcie hotelarskim przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości potwierdzonej rachunkiem, ale nie więcej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Pracodawca może w uzasadnioncyh przypadkach wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości wyższej niż wspomniany limit.

Jeśli pracownik korzystający z u hotelarskich, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, nie może przedłożyć stosownego rachunku dokumentującego wydatek związnany z noclegiem, wówczas przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Szczegółowe zasady rozliczania służbowej podróży zagranicznej

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

  • lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
  • lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
  • morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału odpowiednio stosuje się zasady odbywania podróży krajowej.

Dieta w podróży zagranicznej

W przeciwieństwie do podróży krajowej, dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia, ale i inne drobne wydatki.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe do celu ustalenia wysokości diet.

Zasady obliczania wysokości diety w przypadku podróży zagranicznej:

  • za każdą pełną dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • w przypadku podróży zagranicznej trwającej do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,
  • przy podróży trwającej od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety,
  • jeśli podróż trwa dłużej niż 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jeżeli pracownikowi w czasie podróży zagranicznej zapewniono bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% ustalonej wg powyższych zasad diety.

Jeżeli pracownikowi w podróży służbowej zapewniono częściowe wyżywienie, wówczas wysokość ustalonej diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety,
  • obiad – 30% diety,
  • kolacja – 30% diety.

Powyższe zasady stosuje się równie, w przypadku skorzystania z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Pracownikowi, który w czasie podróży zagranicznej otrzymuje należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli zaś należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Jeśli zdarzyłby się wypadek związany z pobytem w szpitalu wówczas za każdą dobę pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym pracownikowi przysługuje 25% diety.

Ryczałt na dojazdy i przewóz bagażu

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

Jeżeli pracownik poniósł koszty dojazdy wyłącznie w jedną stronę wówczas przysługuje mu ryczałt w wysokości połowy diety.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety.

Ryczałty jednak nie przysługują, jeżeli pracownik:

  • odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem, 
  • ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
  • nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie, pracodawca może również wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

Koszty noclegów

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jeśli pracownik nie może przedłożyć stosownego rachunku za nocleg, wówczas przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% określonego powyżej limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Pracodawca może, w uzasadnionych wypadkach, wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej powyższy limit.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

Koszty w przypadku choroby

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

Zwrot powyższych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych .

Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Zaliczka

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej lub wykorzystanie w celach służbowych samochodu, motocykla i motoroweru niebędącego własnością pracodawcy, w tym samochodu prywatnego.

Na wykorzystanie w celach służbowych samochodu, motocykla i motoroweru niebędącego własnością pracodawcy, w tym samochodu prywatnego do jazd lokalnych wymagane jest wówczas zawarcie z pracownikiem umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych.

Pracodawca powinien ustalić stawki za 1 km przebiegu pojazdu niebędącego własności a pracodawcy używanego pojazdów do celów służbowych, które jednak nie mogą być wyższe niż:

  • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
  • dla motocykla – 0,69 zł,
  • dla motoroweru – 0,42 zł.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu pracodawca może określić w wysokości niższej nie podano powyżej.

Limit kilometrów na jazdy lokalne

Pracodawca może ustalić miesięczne limity kilometrów na jazdy lokalne pojazdami niebędącymi własnością pracodawcy, w tym prywatnymi samochodami pracowników.

Limity są jednak ustalane w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i nie mogą przekroczyć:

  • 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Ryczałt na jazdy lokalne

Pracodawca może pokrywać koszty używania pojazdów do celów służbowych w formie miesięcznego ryczałtu, który wyliczany jest jako iloczyn ustalonej stawki za 1 kilometr przebiegu i ustalonego miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Pracownik powinien w tym wypadku złożyć pisemne oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego w powyższy sposób ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.